Bejövő és kimenő dokumentumok helyesen regisztrációhoz

Bejövő és kimenő dokumentumok: regisztráció MEGFELELŐEN

Bizonyára mindannyian azzal a helyzettel szembesülnek, amikor eszébe jut, hogy a levél (sorrendben információ üzenet vagy egyéb dokumentum) jött, és megtalálni azt nem lehet, illetve kell a kérelemben utalni a dokumentumot, melyet korábban küldött, de nem tudja, mert nem tudják, sem a pontos indulás időpontja, sem utal semmi, lehetővé téve számára, hogy azonosíthatók legyenek. Ez akkor fordulhat elő, ha a szervezet nem állapították rendszer nyilvántartási és felvételi bejövő és kimenő dokumentumok. Ahhoz, hogy megtanulják, hogyan kell építeni a rendszert, el fogja mondani ma.

Jellemzően a szervezet kidolgozott dokumentumok listáját, amelyek nem feltétele a regisztráció. Egy ilyen lista lehet egy külön dokumentumban (ebben az esetben azt jóvá kell hagynia a cég vezetője), és a mellékletben az irodai utasításokat. A gyakorlatban ez a következőket tartalmazza:

- információs anyag küldött másolat formájában vizsgálatra;

- gratuláló leveleket és táviratokat;

Minden beérkező leveleket (borítékok, csomagok, dokumentumok borítékkal, stb) kell venni a munkavállaló, aki ismeri a vállalati struktúra. Ebből néha attól függ, hogy gyors döntést egy adott kérdésben.

Dokumentumok a társaság által kapott papíron, az elsődleges kezelés, előzetes áttekintés, regisztráció, vizsgálat és útmutatást szállított előadók.

Figyeljen! A beérkező dokumentumok regisztrált egyszer - a megérkezésük napján.

Ilyen jel kerül a jobb alsó sarokban az első oldalon a dokumentumot. Ha a dokumentum tartalmaz több lap, csak hogy egy védjegy az első oldalon. Ha a boríték nem nyitott (például ha van jelölve „személyes”), egy jel nyomatni a borítékot a jobb alsó sarokban.

A jel a nyugtán dokumentumot a szervezet kell tartalmaznia:

- következő sorszámot;

Bizonyos esetekben, amikor a dokumentum sürgős, vagy nagyon fontos, fix az órát és percet a megszerzésével a vállalat.

A jelet lehet elhelyezni kézzel:

Vagy egy gumi bélyegző:

│ "__" ___________________ 20__ a │

Ne felejtsük el, hogy ez csak egy példás formában - is felvehet, módosíthatja vagy törölheti az egyes oszlopokat, például oszlop hozzáadása „jelölés a teljesítménye”, hogy ellenőrizzék a végrehajtását dokumentumokat. Tájékoztatás a művész lehet venni a felbontás a fejét a bejövő dokumentumot.

Miután belépett a dokumentumban folyóirat és rendszámmal ellátott jelet küldték a cél megfelelő előadók.

Röviden írja módon dolgozunk a beérkező dokumentumokat. Ők vannak rendezve, attól függően, hogy szeretnénk-e a kötelező felülvizsgálat igazgató vagy lehet küldeni közvetlenül az érintett szerkezeti egységeket. Ha a dokumentum egy részét jelzi szerkezeti egység vagy egy adott hivatalos, a dokumentum közvetlenül küldik őket.

Megjegyzés. Amikor dokumentumot küld egy szerkezeti egységet egy másik cég azt nem lehet újra regisztrálni.

Jelenleg gyakran a levelek jönnek e-mailben. Hogyan lehet regisztrálni őket?

Originals beérkező elektronikus dokumentumok kell küldeni egy kísérőlevéllel a fájlt.

Ha szükséges, a fogadott dokumentumok e-mailben lehet nyomtatni.

Készült a szervezet a dokumentumok regisztrálnia kell napján azok aláírását vagy jóváhagyásra. A regisztráció során egy dokumentumot, meg kell adnia egy számot és időpontja:

- aláírása (a dokumentumok, amelyek nem engedélyköteles);

- jóváhagyása (a dokumentumokat az engedélyezett);

- tárgyaló vagy határozat (a protokoll);

- események (támadások).

Az első oldalon a küldendő dokumentum, a regisztrációs számot feltüntetni, amely egy sorszám a dokumentum, amelyet ki lehet egészíteni saját belátása szerint a szervezet az index eset a nómenklatúra esetben információt a levelező, művészek és mások. Itt egy példa.

03 - a szám a szerkezeti egység (személyi), 05 - a ügyszám alatt nómenklatúrája ügyek, 61 - egy sorszám.

Ha osztályok rövidített nevét, regisztrációs számát a kimenő dokumentum a következőképpen nézhet ki:

│ Ex. N K-05/61, vagy úgy │ │ Ex. N 61k │

K - Humán erőforrás, 05 - több volt az eset a nómenklatúra ügyek, 61 - egy sorszám.

Vegye figyelembe, hogy az egyes csoportok esetében a dokumentumok külön check-in naptári éven belül. Felmerül a kérdés: mi ez a csoport? A dokumentumok, amelyeknek egységes megjelenést és regisztráljon egy helyen szerepelnek egy detektálható csoporthoz. Például, a megrendelések és az irányelvek - két különböző típusú dokumentumokat, így azok nyilvántartásba egy helyen, de különböző magazinokban.

Kiderült, hogy az indexálás a megrendelések, rendeletek, protokollok és így tovább. N. keletkezik az egyes külön-külön. Az ilyen dokumentumok jelzi egyszerűen a sorszám az év során, mint például a megrendelés N 4 cselekmény N 12 N protokoll 3. Ha azt szeretnénk, hogy elküldi ezeket a dokumentumokat „a külvilág” nekik, és elkészített egy kísérőlevelet bejegyzésre benyújtják és a feladás.

Tájékoztatás a regisztráció és kimenő dokumentumok a fakitermelés, de a kimenő dokumentumokat. Itt vannak a közelítő alakja a magazin.

A regisztrált kimenő dokumentumokat kell elküldeni postán vagy más kommunikációs eszköz.

A dokumentumok mutatható segítségével speciális szoftver, amely telepítve van a számítógépre. Ezzel a regisztrációs okmány információk kerülnek be egy elektronikus nyilvántartási és ellenőrzési kártya, amely az adatbázisban tárolt. Tekintettel a különböző programok a kártyát és annak tartalmát változhat, számos szoftver termékek lehetővé teszik a fejlesztők hozzá további részleteket, vagy megváltoztatni a megjelenését a regisztrációs kártyát.

Megjegyzendő, hogy a legtöbb program lehetővé teszi a nyomtatást az elektronikus regisztrációs űrlapot papíron. Persze, senki sem várja, hogy adja fel a papírt referencia rönk, de úgy gondoljuk, hogy a jelen pillanatban automatizált regisztrációs űrlapot dokumentumok sokkal kényelmesebb és hatékonyabb.

Összefoglalva azt mondanám, hogy az összes vonatkozó szabályokat a regisztrációs dokumentumok, bejövő, kimenő, vagy létre a szervezeten belül, akkor a legjobb, hogy megerősítse a helyi normatív aktus - irodai utasításokat. Ha nem, bizonyos helyzetekben, a dolgozók tehetünk a saját, ahogy tetszik, ami nem mindig elfogadható.

kinyomtatott és aláírt

Rate and Share

Új fórum témák

Válassza ki a hírlevelet, amelyre szeretné, vagy nem akarja aláírni.

Hozzá helyszínen